SUCCESS STORY



Urząd Miasta Krakowa

Środowisko wydruków i kopii charakteryzowało się dużą ilością (około 1000 sztuk) i różnorodnością sprzętu drukującego i kopiującego w obszarze technologii wydruku oraz producentów sprzętu. Duży udział w parku maszynowym miały jednofunkcyjne, nabiurkowe urządzenia drukujące, co powodowało duże „zagęszczenie” urządzeń drukujących. Ze względu na wielorakość modeli urządzeń i ich producentów, nie było możliwe wprowadzenie jednolitych warunków i schematów usług utrzymania parku maszynowego, czyli spójnych procedur zarządzania. Istotnym problemem było także rozbicie kompetencji utrzymania środowiska wydruków na dwie jednostki organizacyjne, z których jedna zarządzała urządzeniami kopiującymi, a druga parkiem urządzeń drukujących. W bardzo ogólnym zakresie analizowana była wielkość generowanego wolumenu wydruków i kopii, oraz ponoszonych kosztów.

Proces optymalizacji środowiska wydruków i kopii rozpoczął się w 2005 roku audytem środowiska drukowania i kopiowania. Audyt pozwolił na zdobycie wiedzy na temat generowanego wolumenu wydruków i kopii oraz ponoszonych kosztów; pozwolił także na pozyskanie informacji o miejscach generujących najwyższe koszty, o nadużyciach i patologiach środowiska wydruków i kopii. W 2008 roku w Urzędzie Miasta Krakowa wdrożono aplikację do monitorowania i kontrolowania wydruków, dzięki której na bieżąco badano i kontrolowano wolumen wydruków i kopii użytkownika i urządzeń, a na podstawie dostępnych w aplikacji raportów i analiz podejmowano decyzje o zakupie lub likwidacji elementów parku maszynowego środowiska wydruków i kopii. Na podstawie danych z systemu monitorującego, pod koniec 2009 roku stworzono projekt uruchomienia systemu zarządzania drukiem i skumulowania wydruków na ogólnodostępnych, korytarzowych urządzeniach wielofunkcyjnych, zapewniających dostęp nie tylko do wydruku poufnego i podążającego oraz do funkcji kopiowania, ale także do sieciowego systemu skanowania dokumentów. Przeprowadzono analizę ekonomiczną opłacalności wdrożenia takiego systemu, która potwierdziła konieczność wprowadzenia takiego rozwiązania. System zarządzania drukiem został uruchomiony w drugiej połowie 2011 roku na zasadzie 3 letniej umowy najmu parku maszynowego wraz z kontraktem serwisowym i systemem zarządzania drukiem. Jednocześnie podjęto decyzje o braku wsparcia serwisowego oraz zamknięto możliwość zakupu materiałów eksploatacyjnych dla jednostanowiskowych urządzeń drukujących, a wysokowydajne sieciowe urządzenia drukujące objęto kontraktem serwisowym w systemie płatności za każdy wykonany wydruk. W każdym z wyżej wymienionych etapów działań optymalizacyjnych uczestniczyli konsultanci spółki G2 Consulting, którzy tworzyli projekty zmian, procedur oraz wspierali pracowników Urzędu Miasta Krakowa w przygotowaniu wdrożenia systemu zarządzania drukiem.

Aktualnie w Urzędzie Miasta Krakowa monitorowane i bilingowane jest całe środowisko wydruków i kopii. Koszty ponoszone w urządzie w jasny i przejrzysty sposób są delegowane na jednostki organizacyjne, które je generują. System zarządzania drukiem, czyli system realizujący wydruk poufny i podążający, zapewnia łatwy i stały dostęp użytkownika do wydruku, kopii i skanu. Koszty związane z realizacją usługi drukowania i kopiowania w Urzędzie Miasta Krakowa zmniejszyły się, w znaczący sposób zredukowano ilość urządzeń we własnym parku maszynowym, a wprowadzone systemy kontrolingu i nowe procedury w znaczący sposób usprawniły zarządzanie tym środowiskiem.



Urząd Miejski Wrocławia

Środowisko wydruków Urzędu Miejskiego, składające się w większości z jednofunkcyjnych, stanowiskowych urządzeń drukujących, nie było objęte żadnym narzędziem do monitorowania i kontrolowania wolumenu oraz kosztów wydruków. Służby informatyczne Urzędu Miejskiego nie posiadały dostatecznej wiedzy oraz danych do analizowania tego obszaru, przede wszystkim w zakresie potrzeb użytkowników, planowania zakupów i ustalania polityki zarządzania środowiskiem wydruków na najbliższe lata.

Proces optymalizacji środowiska wydruków i kopii rozpoczął się w 2009 roku szczegółowym audytem środowiska drukowania i kopiowania. Audyt pozwolił na zdobycie wiedzy na temat generowanego wolumenu wydruków i kopii oraz ponoszonych kosztów; pozwolił także na pozyskanie informacji o miejscach generujących najwyższe koszty, o nadużyciach i patologiach środowiska wydruków i kopii. W 2010 roku wdrożony został system monitorowania środowiska wydruków, dzięki któremu służby informatyczne uzyskały dostęp do statystyk i analiz oraz do narzędzi do projektowania i planowania zmian parku maszynowego. Dzięki tej wiedzy uruchomiono nowe procedury zarządzania środowiskiem wydruków, uruchomiono system planowania zakupów nowych urządzeń drukujących.

Dzięki podjętym działaniom optymalizacyjnym w obszarze działania środowiska wydruków, znacząco zredukowano wydatki inwestycyjne na zakup nowych urządzeń drukujących, i w znacznie lepszym stopniu wykorzystano aktualnie funkcjonujący park maszynowy – wyeliminowano urządzenia przeciążone i niedociążone. Dzięki tym działaniom uzyskano realne oszczędności finansowe w tym obszarze.

 



Urząd Miasta Poznania

Park maszynowy systemu drukowania i kopiowania Urzędu Miasta Poznania składał się z jednofunkcyjnych, stanowiskowych urządzeń drukujących oraz analogowych urządzeń kopiujących. Urządzenia w większości były na granicy długości swojego życia technologicznego. Koszty związane z utrzymaniem środowiska wydruków wzrastały, przy jednoczesnym obniżeniu jakości jego funkcjonowania. Bariera technologiczna powodowała, że niemożliwy był rozwój tego środowiska w zakresie funkcjonalnym.

Pierwsze działania związane z optymalizacją środowiska wydruków rozpoczęte zostały w 2006 roku, przeprowadzeniem szczegółowego audytu infrastruktury środowiska wydruków i kopii. Dzięki zdobytej wiedzy rozpoczęto proces optymalizacji parku maszynowego, poprzez eliminacje analogowych, wyeksploatowanych urządzeń kopiujących i udostepnienie użytkownikom cyfrowych urządzeń kopiująco-drukujących. Na podstawie danych z audytu przeprowadzono w 2008 pierwszą analizę ekonomiczną wdrożenia nowego systemu zarządzania drukiem. Działania te nie przyniosły jednak uruchomienia nowoczesnego systemu zarządzania drukiem, mimo to podejmowano kolejne działania mające na celu redukcje ponoszonych kosztów. W 2010 roku wykonano nowy projekt systemu zarządzania drukiem, podparty analizami ekonomicznymi, i rozpoczęto przygotowania do uruchomienia procedury wynajmu takiego systemu

Aktualnie w Urzędzie Miasta Poznania funkcjonuje nowoczesny system zarządzania drukiem, oparty na wielofunkcyjnych, ogólnodostępnych urządzeniach, zarządzanych aplikacją realizującą funkcję wydruku poufnego i podążającego. Dzięki tym działaniom zmieniło się postrzeganie Urzędu Miasta Poznania, która teraz także dzięki takiemu systemowi uznawany jest za nowoczesny urząd, zmniejszono w znaczący sposób nakłady na utrzymanie infrastruktury środowiska wydruków i kopii.



Chętnie odpowiemy na Twoje pytania

   +48 61 6735310      biuro@g2c.pl

Copyright © 2013 G2CONSULTING. ALL RIGHTS RESERVED

DESIGNED BY TROL INTERMEDIA